إدارة مجلدات البريد الوارد
نظام البريد الوارد يتكون من مكونين رئيسيين، وهما: المجلد و الموضوع.
الموضوع: المحادثة بين وكيل الدعم والمستخدم النهائي في قناة معينة. يتيح الموضوع للوكيل التفاعل مع المستخدم والتحكم في جوانب متعددة من دعم الدردشة الحية.
المجلد: يتيح لوكلاء الدعم تخزين وتجميع المواضيع وفقًا لتفضيلاتهم. إنه مكون متعدد الاستخدامات يمكنه تخزين المواضيع من قنوات متعددة، مما يسهل على الوكلاء الوصول إلى المحادثات مع المستخدمين النهائيين وإدارتها.
مقدمة
يتيح المجلد لوكلاء الدعم تخزين وتجميع المواضيع وفقًا لتفضيلاتهم. إنه مكون متعدد الاستخدامات يمكنه تخزين المواضيع من قنوات متعددة، مما يسهل على الوكلاء الوصول إلى المحادثات مع المستخدمين النهائيين وإدارتها.
الأرقام الموجودة في المجلد تعكس عدد المواضيع التي تحتوي على رسائل غير مقروءة.
عندما يتجاوز عدد المواضيع غير المقروءة 99، سيتم عرض العداد كـ "+99". يمكنك عرض العدد الدقيق للمواضيع غير المقروءة عن طريق تمرير الماوس فوق رمز المجلد.
نوع المجلد
المجلدات الافتراضية
بمجرد تثبيت تكامل البريد الوارد، سيتم إنشاء 3 مجلدات افتراضية على الفور. إنها قادرة على تغطية حالات الاستخدام الأساسية، ولا يمكن إزالة هذه المجلدات الافتراضية يدويًا.
يعمل المجلد الرئيسي كموقع رئيسي لجميع المواضيع الواردة. وظيفته الأساسية هي احتواء جميع المواضيع المفتوحة التي تحتاج إلى دعم.
يعمل المجلد المنجز على الاحتفاظ بالمواضيع التي تم معالجتها. يمكن لوكلاء الدعم نقل الموضوع إلى هذا المجلد عندما لا يحتاج الموضوع إلى دعم إضافي. ومع ذلك، عندما يرد المستخدم مرة أخرى، سيتم نقل هذا الموضوع إلى المجلد الرئيسي.
يعمل المجلد العشوائي على الاحتفاظ بالمواضيع التي تعتبر رسائل غير مرغوب فيها. عند وصول رسالة جديدة، لن يتم نقل الموضوع في المجلد العشوائي إلى المجلد الرئيسي.
ملاحظة
إذا كنت لا ترغب في أن يتمكن جميع الوكلاء من الوصول إلى المجلدات الافتراضية، يمكنك تحويل أحد المجلدات الافتراضية إلى مجلد خاص، حيث يمكنك التحكم في من يمكنه رؤية المواضيع المخزنة في هذا المجلد.
المجلد المخصص
البقية سيكونون المجلدات المخصصة، التي يمكن إنشاؤها أو حذفها بواسطة مسؤول البريد الوارد. على عكس المجلدات الافتراضية الثلاثة، تتيح لك المجلدات المخصصة التحكم في القنوات المرتبطة بها.
إنشاء مجلد جديد
- بالإضافة إلى المجلدات الافتراضية الثلاثة، يمكنك أيضًا إنشاء مجلدات جديدة وفقًا لتفضيلاتك الخاصة. للقيام بذلك، حدد "+ مجلد جديد".
- حدد قناة أو أكثر لهذا المجلد. يمكن توزيع المواضيع الموجودة في القناة (أو القنوات) المحددة فقط إلى هذا المجلد.
- أضف اسمًا للمجلد.
- حدد لونًا لتمثيل هذا المجلد.
المجلد العام
في "الرؤية"، إذا حددت "المجلد العام"، فإن المجلد سيكون متاحًا لجميع المستخدمين الذين يشاركون نفس القناة (أو القنوات) المرتبطة.
المجلد الخاص
في "الرؤية"، إذا حددت "المجلد الخاص"، فإن المجلد سيكون متاحًا فقط للمستخدمين الذين يشاركون نفس القناة (أو القنوات) المرتبطة.
لإنشاء مجلد خاص، يمكنك تحديد أي المستخدمين سيكون لديهم حق الوصول إلى هذا المجلد.
حذف مجلد
باستثناء المجلدات الافتراضية الثلاثة، يمكن حذف جميع المجلدات المخصصة.
- لحذف مجلد، حدد المجلد وانقر على ملف المجلد.
- انقر على أيقونة "سلة المهملات".
- أكد حذف المجلد.
تذكير
يمكن حذف المجلد فقط إذا لم يكن هناك أي موضوع مخزن بداخله.
تحرير المجلد
يمكنك تحرير مجلد موجود عن طريق فتح ملف المجلد. بالإضافة إلى المعلومات الأساسية للمجلد، يمكنك أيضًا تبديل المجلد بين الوضع الخاص والعام.
