Integración del Chatbot con el CRM para la Gestión de Clientes 

Con un chatbot integrado a un CRM, es posible recopilar información de los clientes en tiempo real y gestionar sus datos de manera eficiente. Esta integración permite:

3. Actualización de Leads o Contactos Existentes

▪         Si el chatbot identifica que el cliente ya tiene una ficha en el CRM (por ejemplo, mediante su número de teléfono o correo electrónico), puede actualizar automáticamente su información con los nuevos datos proporcionados en la conversación.

4. Creación de Nuevos Registros en el CRM

▪         En caso de que no exista un registro previo en el CRM, el chatbot puede generar automáticamente un nuevo lead o contacto con la información recopilada.

Esta funcionalidad optimiza la gestión de clientes, mejora la experiencia del usuario y garantiza que el equipo de ventas o soporte tenga siempre información actualizada y accesible.

 Escenario 1: Actualización de Leads o Contactos Existentes   

Implementaremos un chatbot que permitirá actualizar la información de leads o contactos existentes en el CRM de manera automática.

Funcionamiento:  

5. Identificación del Cliente:

▪         El chatbot solicitará datos clave como número de teléfono o correo electrónico para verificar si el cliente ya está registrado en el CRM.
 

6. Búsqueda en el CRM:

▪         Se realizará una consulta en la base de datos del CRM para comprobar si existe un lead o contacto con la información proporcionada.
 

7. Actualización de Datos:

▪         Si el cliente ya está registrado, el chatbot solicitará la información adicional o actualizada (por ejemplo, nombre, empresa, interés en productos o servicios) y modificará la ficha en el CRM en tiempo real.
 

8. Confirmación al Cliente:

▪         El chatbot notificará al usuario que su información ha sido actualizada correctamente.

Beneficios:  

✅ Automatización del proceso de actualización de clientes.
✅ Reducción de errores humanos en la gestión de datos.
✅ Optimización del tiempo del equipo de ventas y soporte.
✅ Experiencia más fluida y rápida para los clientes.

Este chatbot garantizará que la información en el CRM siempre esté actualizada, lo que permitirá una mejor personalización en la atención al cliente y una gestión más eficiente de oportunidades comerciales.

Creación del Primer Nodo: Bienvenida y Captura de Nombre  

En este primer nodo, el chatbot dará la bienvenida al cliente y solicitará su nombre. Posteriormente, se ejecutará una post-acción para buscar si el cliente ya está registrado en Zoho CRM.

Post-Acción - Search a record in Zoho CRM

Después de solicitar el nombre, se ejecutará una post-acción:

✅ Acción: "Search a record in Zoho CRM"
✅ Objetivo: Verificar si el cliente ya tiene un registro en el CRM.

1): Configuración del Nombre de API en Zoho CRM  

Para completar la búsqueda, debemos obtener el nombre de API del módulo en Zoho CRM:

🔹 Ir al engrane (⚙️) en la parte superior derecha.
🔹 Ingresar a Centro de desarrolladores.
🔹 Seleccionar Las API y los SDK.
🔹 Consultar la sección de Nombres de API y seleccionar el módulo correspondiente (Leads, Contactos, etc.).

2): Select the field you want to search

Para realizar la búsqueda en Zoho CRM, es necesario seleccionar el campo con el que se identificará al cliente.

🔹 Opciones disponibles: Phone, Email o Word.
🔹 En este caso, el campo seleccionado será Phone, ya que es el dato que coincide tanto en Zoho CRM como en Woztell.

Al usar el número de teléfono como criterio de búsqueda, garantizamos una identificación precisa del cliente, evitando registros duplicados y asegurando una correcta gestión de la información. 🚀

3): Value to search

En este paso, debemos definir el valor que el chatbot usará para realizar la búsqueda en Zoho CRM.

🔹 Valor a Buscar: El número de móvil que tenemos guardado en Woztell.
🔹 Referencia en Woztell: Este valor está almacenado bajo la variable {{externalId}}.

Por lo tanto, al ejecutar la acción de búsqueda en Zoho CRM, se utilizará el número de teléfono guardado en {{externalId}} en Woztell para buscar el registro correspondiente en el CRM. Esto asegura que se realice la búsqueda con el dato correcto y se encuentre el contacto adecuado en Zoho CRM.

4) If you want to store the response in the user's tempData, type your own variable here.

Si deseas almacenar la respuesta de la búsqueda en los datos temporales del usuario, puedes crear una variable personalizada para guardar la información.

🔹 Variable personalizada: Por ejemplo, lead_encontrado.

Esta variable almacenará el resultado de la búsqueda realizada en Zoho CRM, y podrás utilizarla más adelante en el flujo del chatbot, por ejemplo, para verificar si el cliente fue encontrado, actualizar su información, o realizar alguna acción adicional.

 Segundo Nodo: Solicitar Correo Electrónico y Guardar Nombre en Datos Temporales

El cliente nos ha proporcionado su nombre, por lo que ahora deseamos pedirle su correo electrónico. Sin embargo, antes de hacerlo, queremos guardar en nuestros datos temporales el nombre que nos ha brindado.

Nombre del Segundo Nodo:

▪         Nodo: Solicitar Correo Electrónico y Guardar Nombre
 

Disparador del Nodo:
 

▪         Tipo de Disparador:Cualquier texto
Esto significa que el nodo se activará con cualquier respuesta del usuario (como el nombre proporcionado en el primer nodo).
 

Pre-Acción - Save Temp Data:

▪         Acción: Guardar la información proporcionada por el usuario en los datos temporales de su ficha dentro de Woztell.

●         Nombre de la Variable en la que Guardarás los Datos:

▪         Variable: nombre
En este paso, le damos un nombre a la variable que almacenará la información proporcionada por el cliente. En este caso, la variable se llamará nombre, que contendrá el nombre del cliente para su uso posterior en el flujo del chatbot.
 

●         Seleccionar la Plataforma:

▪         Plataforma: WhatsApp
Debemos seleccionar la plataforma mediante la cual recibiremos la información. En nuestro caso, como el chatbot estará activo en WhatsApp, seleccionamos WhatsApp como la plataforma de recepción.

Una vez seleccionada la plataforma, debemos elegir el tipo de evento que recibiremos. En este caso, será un texto.

Configuración del Tercer Nodo: Solicitar y Guardar el Correo Electrónico  

5. Disparador del Nodo:

▪         Disparador:Email
En este paso, el nodo se activará cuando el cliente proporcione su correo electrónico. Esto se configura como el disparador para continuar con el flujo de la conversación.

6. Pre-Acción - Guardar los Datos Temporales:

▪         Acción: Guardar el correo electrónico proporcionado por el cliente en los datos temporales.

▪         Variable:email
La variable email almacenará el correo electrónico proporcionado por el cliente para su uso posterior en el flujo del chatbot.

7. Configuración de la Respuesta:
   Una vez que el correo electrónico se haya guardado, el chatbot enviará una respuesta

8. Post-Acción:
   Después de guardar el correo electrónico y enviar la respuesta, configuramos una post-acción que se ejecutará a continuación. La post-acción puede ser cualquier acción que debamos realizar tras recibir y almacenar el correo electrónico, en este caso nuestra post - acción será actualizar el lead en CRM.

Update a record in Zoho CRM:
 

●         CRM Module:

▪         Módulo de CRM: Debemos completar el nombre de la API del módulo que estaremos actualizando. Este debe ser el mismo módulo que previamente utilizamos para realizar la búsqueda.

▪         En nuestro caso, el módulo que utilizamos es "Leads".

●         Presionar en "CRM Record to Update":

▪         Acción: Seleccionamos la opción + CRM Record to Update para indicar que vamos a actualizar un registro en Zoho CRM.

●         Record ID:

▪         ID del Registro: El Record ID es la información que el sistema obtuvo cuando buscó al usuario en Zoho CRM en el primer nodo.

▪         El código para este campo es siempre: {{meta.zoho.crm.record.id}}. Este identificador permitirá localizar el registro específico del cliente en Zoho CRM para actualizarlo.

●         CRM API Field:

▪         Campo de API del CRM: Debemos completar el nombre de API del campo que deseamos actualizar en Zoho CRM.

▪         Por ejemplo, en el primer caso, estaremos actualizando el nombre del cliente, por lo que el nombre de API de este campo en Zoho CRM es First_Name.

●         Bot Value:

▪         Valor del Bot: Aquí debemos indicar al sistema de dónde debe tomar el valor para actualizar el campo en Zoho CRM.

▪         A lo largo del chatbot, hemos ido guardando los datos del usuario en los datos temporales. El valor que queremos usar para actualizar el campo de Zoho CRM será el que guardamos en la variable correspondiente.

▪         El código que debemos insertar para el nombre es: {{botMeta.tempData.nombre}}.

▪         En el siguiente nodo, cuando actualicemos el correo electrónico, el código será: {{botMeta.tempData.email}}.

El código siempre es el mismo, unicamente se modifica la última palabra: {{botMeta.tempData.nombre}}.

 Diferencia entre la búsqueda de un registro en Zoho CRM V1 y V2 

En la versión V1, el proceso consiste en buscar directamente un lead o contacto en Zoho CRM. Si se encuentra el registro, se extrae su ID y se guarda en el temp data para su posterior uso.

Por otro lado, la versión V2 ofrece una funcionalidad más avanzada. Además de buscar el lead en Zoho CRM, permite tomar decisiones en función del resultado de la búsqueda. Si el lead es encontrado, se puede redirigir al usuario a un flujo específico dentro del chatbot. En caso de no encontrar el lead, se puede derivar a un flujo distinto, optimizando así la experiencia del usuario.

Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas que desean verificar si un usuario ya existe en su base de datos. Si el usuario está registrado, se le puede dirigir directamente al menú principal. Si no está registrado, se puede activar un flujo de precalificación para recopilar la información necesaria.

 Escenario 2:  Creación de Lead o Contacto

Creación del Primer Nodo: Bienvenida y Captura de Nombre  

En este primer nodo, el chatbot dará la bienvenida al cliente y solicitará su nombre.

Segundo Nodo: Solicitar Correo Electrónico y Guardar Nombre en Datos Temporales  

El cliente nos ha proporcionado su nombre, por lo que ahora deseamos pedirle su correo electrónico. Sin embargo, antes de hacerlo, queremos guardar en nuestros datos temporales el nombre que nos ha brindado.

Nombre del Segundo Nodo:

▪         Nodo: Solicitar Correo Electrónico y Guardar Nombre

Disparador del Nodo:

▪         Tipo de Disparador:Cualquier texto
Esto significa que el nodo se activará con cualquier respuesta del usuario (como el nombre proporcionado en el primer nodo).

Pre-Acción - Save Temp Data:

▪         Acción: Guardar la información proporcionada por el usuario en los datos temporales de su ficha dentro de Woztell.

●         Nombre de la Variable en la que Guardarás los Datos:

▪         Variable: nombre
En este paso, le damos un nombre a la variable que almacenará la información proporcionada por el cliente. En este caso, la variable se llamará nombre, que contendrá el nombre del cliente para su uso posterior en el flujo del chatbot.

●         Seleccionar la Plataforma:

▪         Plataforma: WhatsApp
Debemos seleccionar la plataforma mediante la cual recibiremos la información. En nuestro caso, como el chatbot estará activo en WhatsApp, seleccionamos WhatsApp como la plataforma de recepción.

Una vez seleccionada la plataforma, debemos elegir el tipo de evento que recibiremos. En este caso, será un texto.

Configuración del Tercer Nodo: Solicitar y Guardar el Correo Electrónico  

5. Disparador del Nodo:

▪         Disparador:Email
En este paso, el nodo se activará cuando el cliente proporcione su correo electrónico. Esto se configura como el disparador para continuar con el flujo de la conversación.

6. Pre-Acción - Guardar los Datos Temporales:

▪         Acción: Guardar el correo electrónico proporcionado por el cliente en los datos temporales.

▪         Variable:email
La variable email almacenará el correo electrónico proporcionado por el cliente para su uso posterior en el flujo del chatbot.

7. Configuración de la Respuesta:
   Una vez que el correo electrónico se haya guardado, el chatbot enviará una respuesta

8. Post-Acción:
   Después de guardar el correo electrónico y enviar la respuesta, configuramos una post-acción que se ejecutará a continuación. La post-acción puede ser cualquier acción que debamos realizar tras recibir y almacenar el correo electrónico, en este caso nuestra post - acción será crear el lead en CRM.

Insert a new record in Zoho CRM:

●         CRM Module:

▪         Módulo de CRM: Debemos completar el nombre de la API del módulo que estaremos actualizando.

▪         En nuestro caso, el módulo que utilizamos es "Leads".

●         Presionar en "CRM Record to Insert":

▪         Acción: Seleccionamos la opción + CRM Record to insert

●         CRM API Field:

▪         Campo de API del CRM: Debemos completar el nombre de API del campo que deseamos insertar en Zoho CRM.

▪         Por ejemplo, en el primer caso, estaremos insertando el móvil del cliente, por lo que el nombre de API de este campo en Zoho CRM es Mobile.

●         Bot Value:

▪         Valor del Bot: Aquí debemos indicar al sistema de dónde debe tomar el valor para actualizar el campo en Zoho CRM.

▪         A lo largo del chatbot, hemos ido guardando los datos del usuario en los datos temporales. El valor que queremos usar para actualizar el campo de Zoho CRM será el que guardamos en la variable correspondiente.

▪         El código que debemos insertar para el móvil es: {{externalId}}

▪         En el siguiente nodo, cuando actualicemos el nombre, el código será: {{botMeta.tempData.nombre}}.
 

El código siempre es el mismo, unicamente se modifica la última palabra: {{botMeta.tempData.nombre}}.