Integración del chatbot con el CRM para la gestión de clientes 

1. Actualización de leads o contactos existentes
   

1. Creación de nuevos registros en el CRM
   

Esta funcionalidad optimiza la gestión de clientes, mejora la experiencia del usuario y garantiza que el equipo de ventas o soporte tenga siempre información actualizada y accesible.

Tipos de variables

Antes de comenzar, configura los ajustes del CRM para el lead o realiza las modificaciones necesarias.

Escenario 1: Guardar/Modificar/Buscar récord en CRM 

1. Crea un nodo general

1. En el que des la bienvenida y solicites el nombre.  
   
2. Puedes añadir tantos nodos como sean necesarios.
   

2. Crea otro nodo general

1. Añade los triggers correspondientes, en este caso podría ser un Predefined Trigger llamado Any Text.    

1. También añade respuestas en cada nodo para poder hacer un flow.
   
2. Pide que te manden el mail (puedes personalizar qué quieres obtener del lead)
   

3. Guarda datos temporales

1. En las pre-actions, guarda los datos temporales añade la pre-action de Save tempData.     
   
2. Selecciona la plataforma correspondiente (en este caso WhatsApp)
   
3. Define el formato en el que se guardará la información, en este caso, texto.
   
4. Guarda la pre-action, en este caso se guardará el Nombre del Lead
   

4. Crea otro nodo

1. Cuando se reciba el correo electrónico, actualiza o modifica el lead como post-action

   

5. Post-actions: Insertar lead en CRM

1. Inserta el lead y asigna el módulo correspondiente.
   
2. En CRM module debemos configurar el nombre de API del módulo. Esta información debemos visualizarla en la configuración de CRM.
   
3. En CRM Record to insert debemos insertar en primer lugar el nombre de API del módulo donde queremos rellenar la información dentro del lead, y en Bot Value debemos insertar el siguiente código:
   

 {{botMeta.tempData.xxxxxxxxxxxx}} en este ultimo texto, debemos insertar el nombre que hemos insertado en el recuadro Name of the variable del Save tempData de cada nodo.

Importante: en cada nodo donde se haya solicitado información, añade los la pre-action Save tempData para poder añadirlo en este paso.

  

6. Post-Actions: Update Record in CRM

1. Actualiza el CRM de Zoho en las post-acciones.
   
2. Establece el ID del registro como {{meta.zoho.crm.record.id}}
   
3. En los siguientes campos será igual que en la acción Insert Record in CRM.
   

Si queremos primero saber si ya tenemos el lead y queremos actualizarlo o en otro caso crear uno nuevo

7. Primer nodo: Buscar registro en Zoho CRM v2

1. En el primer flujo, crea una post-acción que sea una búsqueda de registro en Zoho CRM.
   
2. Busca el lead en el CRM y, en el módulo de miembros, aparecerá el ID del lead.
   
3. Añade los campos del CRM necesarios.
   

8.     Redirección de Flujos

1. Si encuentras el lead, especifica hacia qué flujo se redirigirá.
   
2. Si no encuentras el lead, especifica hacia qué flujo se redirigirá.
   

Notas 

      

1. Asegúrate de guardar todos los cambios realizados en cada paso.  
2. Verifica que todas las configuraciones y datos temporales se guarden correctamente para evitar pérdida de información.  
3. Revisa que los IDs y módulos del CRM estén correctamente asignados y actualizados.  
4. Añade respuestas y triggers para que el flow funcione.

Diferencia entre la búsqueda de un registro en Zoho CRM V1 y V2 

Por otro lado, la versión V2 ofrece una funcionalidad más avanzada. Además de buscar el lead en Zoho CRM, permite tomar decisiones en función del resultado de la búsqueda. Si el lead es encontrado, se puede redirigir al usuario a un flujo específico dentro del chatbot. En caso de no encontrar el lead, se puede derivar a un flujo distinto, para optimizar la experiencia del usuario.

Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas que desean verificar si un usuario ya existe en su base de datos. Si el usuario está registrado, se le puede dirigir directamente al menú principal. Si no está registrado, se puede activar un flujo de precalificación para recopilar la información necesaria. 

Escenario 2:  Creación de lead o contacto

Creación del primer nodo: Bienvenida y captura de nombre  

Segundo nodo: Solicitar correo electrónico y guardar nombre en datos temporales  

▪         Nodo: solicitar correo electrónico y guardar nombre

Disparador del nodo:

▪        Tipo de disparador: cualquier texto
Esto significa que el nodo se activará con cualquier respuesta del usuario (como el nombre proporcionado en el primer nodo).

Pre-Acción - Save Temp Data:

▪        Acción: Guardar la información proporcionada por el usuario en los datos temporales de su ficha dentro de WOZTELL.

●         Nombre de la variable en la que guardarás los datos:

▪       Variable: nombre
En este paso, le damos un nombre a la variable que almacenará la información proporcionada por el cliente. En este caso, la variable se llamará nombre, que contendrá el nombre del cliente para su uso posterior en el flujo del chatbot.

●         Seleccionar la plataforma:

▪       Plataforma: WhatsApp
Debemos seleccionar la plataforma mediante la cual recibiremos la información. En nuestro caso, como el chatbot estará activo en WhatsApp, seleccionamos WhatsApp como la plataforma de recepción.

Una vez seleccionada la plataforma, debemos elegir el tipo de evento que recibiremos. En este caso, será un texto.

Configuración del tercer nodo: Solicitar y guardar el correo electrónico  

6. Pre-Acción - guardar los datos temporales:

▪        Acción: Guardar el correo electrónico proporcionado por el cliente en los datos temporales.

▪        Variable: email
La variable email almacenará el correo electrónico proporcionado por el cliente para su uso posterior en el flujo del chatbot.

7. Configuración de la respuesta:
   Una vez que el correo electrónico se haya guardado, el chatbot enviará una respuesta

8. Post-Acción:
   Después de guardar el correo electrónico y enviar la respuesta, configuramos una post-acción que se ejecutará a continuación. La post-acción puede ser cualquier acción que debamos realizar tras recibir y almacenar el correo electrónico, en este caso nuestra post - acción será crear el lead en CRM.

Insert a new record in Zoho CRM:

●         CRM Module:

▪         Módulo de CRM: debemos completar el nombre de la API del módulo que estaremos actualizando.

▪         En nuestro caso, el módulo que utilizamos es "Leads".

●         Presionar en "CRM Record to Insert":

▪         Acción: seleccionamos la opción + CRM Record to insert

●         CRM API Field:

▪        Campo de API del CRM: debemos completar el nombre de API del campo que deseamos insertar en Zoho CRM.

▪       Por ejemplo, en el primer caso, estaremos insertando el móvil del cliente, por lo que el nombre de API de este campo en Zoho CRM es Mobile.

●         Bot value:

▪       Valor del bot: aquí debemos indicar al sistema de dónde debe tomar el valor para actualizar el campo en Zoho CRM.

▪        A lo largo del chatbot, hemos ido guardando los datos del usuario en los datos temporales. El valor que queremos usar para actualizar el campo de Zoho CRM será el que guardamos en la variable correspondiente.

▪         El código que debemos insertar para el móvil es: {{externalId}}

▪         En el siguiente nodo, cuando actualicemos el nombre, el código será: {{botMeta.tempData.nombre}}.
 

El código siempre es el mismo, únicamente se modifica la última palabra: {{botMeta.tempData.nombre}}.