Cómo crear informes con Zoho Analytics a partir de los WhatsApp logs de Zoho CRM

Cómo crear informes con Zoho Analytics a partir de los WhatsApp logs de Zoho CRM

Para crear informes en Zoho Analytics mediante los WhatsApp logs de Zoho CRM primero hay que sincronizar estos logs en Zoho Analytics siguiendo los pasos abajo: 

1. Acceda a Zoho Analytics con la cuenta de super admin (https://analytics.zoho.com/)

2. Pulse sobre la opción "Data Source" (abajo a la izquierda), y le aparecerá la opción Zoho CRM

3. Pulse "Edit Setup" en Zoho CRM

 

4. Busque en módulos la opción "WhatsApp Logs", selecciónelo y pulse "Save"




5. Para asegurarnos que tenemos los logs actualizados en este instante, podemos pulsar el botón de Sync Now. Al finalizar el proceso ya tendremos los datos en Zoho Analytics.




¿Cómo crear informes?

Ahora que las cuentas de "Analytics" y "WhatsApp logs" de CRM están sincronizadas puedes empezar a crear los informes.

  1. Pulse "+ Create" (arriba a la izquierda)
    Puede crear un nuevo informe/tablero en el que representar sus datos.

  2. Seleccione la "Vista de gráficos"
    Puede seleccionar otras vistas si lo desea, pero seleccionamos la de gráficos porque vamos a mostrar cómo crear un panel de información.



          3. Configurar los detalles de la información que quieres que aparezca en el gráfico. Para ayudarte con esta etapa, creamos algunos informes ejemplos para facilitar tu día a día en la gestión de la comunicación de WhatsApp en tu empresa. 


  • Cantidad de mensajes entrantes/salientes por mes

En este informe, representamos cantidad de mensajes respecto al tiempo.

 

Para iniciar, tendrás que seleccionar las variables a la izquierda y arrastrarlas hasta donde sea necesario, el eje X, el eje Y, etc, siguiendo las referencias abajo:

1. Elija para el eje X la variable "Sending date/time" con valor "Month&Year" para representar por mes

2. Elija para el eje Y la variable "Id" con el valor "Recuento", de manera que actúe como un contador para la cantidad de mensajes.

3. En el apartado "Color", diferencie con colores la dirección de los mensajes seleccionando la variable "Direction" y el valor "Real".


 

4. Puede agregar un filtro de usuario con la variable "Sending date/time", de forma que el usuario que quiera comprobar los datos del informe pueda seleccionar de forma más sencilla el rango de fechas que desea visualizar. 

 



5. Con estos parámetros, crearás un informe de este tipo, donde observes con colores diferenciados los mensajes entrantes/salientes y veas la cantidad por mes.



  •   Número de personas atendidas al día por agente

En este informe, representamos la cantidad de clientes que atiende cada agente diariamente.

Para iniciar, tendrás que seleccionar las variables a la izquierda y arrastrarlas hasta donde sea necesario, el eje X, el eje Y, etc, siguiendo las referencias abajo:

1. Elija la variable "Sending date/time"  para representar el tiempo en el eje X, utilizando el valor "Fecha" para que muestre por días.

2. Elija la variable "To" para el eje Y con el valor "Recuento"

3. En apartado "Color", utilice la variable "Message Owner" y el valor "Real" de forma que marque por colores la cantidad de mensajes de cada agente.



4. En este caso, use dos filtros:

- "Direction" → OUT.  De esta forma solo se visualizan los mensajes salientes enviados por los agentes y no los mensajes entrantes.

- "Message Owner" → Seleccione los usuarios de los cuales se quiere visualizar la cantidad de mensajes enviados.



5. Aplique un filtro de usuario con la variable "Sending date/time", de forma que el usuario que quiera comprobar los datos del informe pueda seleccionar de forma más sencilla el rango de fechas que desea visualizar.

6. Con estos parámetros, obtendrás un informe del siguiente tipo:



  •   Cantidad de mensajes entrantes por hora al día

En este informe, vamos a medir a qué hora del día tenemos más entrada de mensajes.

Como en los ejemplos anteriores, se quiere visualizar el tiempo en el eje X respecto a la cantidad en el eje Y, ya que este informe servirá para saber a qué hora del día hay más afluencia de mensajes.

Para iniciar, tendrás que seleccionar las variables a la izquierda y arrastrarlas hasta donde sea necesario, el eje X, el eje Y, etc, siguiendo las referencias abajo:

1. Elija para el eje x la variable "Sending date/time" con el valor "Hora" para que filtre por las horas que tiene el día.

2. Elija la variable "From" para el eje Y con el valor "Recuento", para ver la media del total de los mensajes recibidos, así que será utilizada como un contador diferenciado.



3. Aplique un filtro "Direction" con el valor "IN" de forma que solo se visualice los mensajes entrantes y descarte los salientes.



4. Aplique un filtro de usuario con la variable "Sending date/time", de forma que el usuario que quiera comprobar los datos del informe pueda seleccionar de forma más sencilla el rango de fechas que desea visualizar.

5. Con estos parámetros, obtendrás un informe del siguiente tipo:



  • Número de plantillas enviadas por día

En este informe, vamos a medir el número de plantillas enviadas por día.

Para iniciar, tendrás que seleccionar las variables a la izquierda y arrastrarlas hasta donde sea necesario, el eje X, el eje Y, etc, siguiendo las referencias abajo:

1. Elija para el eje X la variable "Sending date/time" con el valor "Fecha completa", de forma que nos muestre el día, mes y año.

2. Elija para el eje Y utilizaremos la variable "Id" actuando como un contador.



3. Utilice tres filtros:

- "Message" con el comodín "Comienza con" y escriba el signo #, ya que esta es la nomenclatura de las plantillas. De este modo filtrarás los mensajes de forma que solo se muestren las plantillas.

        - "Direction" → OUT. De esta forma filtrarás las plantillas solo sean las enviadas, descartando de la visualización las recibidas.


        - "Status" → SUCCESS. Con esto solo se mostrarán las plantillas que han sido enviadas con éxito, ya que si alguna ha fallado en el envío, no será contabilizada en la visualización.

4. Aplique un filtro de usuario con la variable "Sending date/time", de forma que el usuario que quiera comprobar los datos del informe pueda seleccionar de forma más sencilla el rango de fechas que desea visualizar.

5. Con estos parámetros, obtendrás un informe del siguiente tipo:

Para la cantidad de mensajes seleccionaremos la variable "Id" con el valor "Count", de manera que actúe como un contador. Además, en el apartado "Color" diferenciaremos con colores la dirección de los mensajes seleccionando la variable "Direction" y el valor "Real".