Integração de chatbot com CRM para gestão de clientes  

Com um chatbot integrado a um CRM, é possível coletar informações dos clientes em tempo real e gerenciar esses dados de forma eficiente. Essa integração permite:

1. Atualizar leads ou contatos existentes

▪           Se o chatbot identificar que o cliente já está cadastrado no CRM (por exemplo, por número de telefone ou e-mail), ele pode atualizar automaticamente os dados com as novas informações fornecidas durante a conversa.

2. Criar novos registros no CRM

▪           Caso não exista um cadastro anterior no CRM, o chatbot pode gerar automaticamente um novo lead ou contato com as informações coletadas.

Essa funcionalidade agiliza a gestão de clientes, melhora a experiência do usuário e garante que a equipe de vendas ou suporte sempre tenha informações atualizadas e acessíveis.

Cenário 1: Atualização de leads ou contatos existentes

Vamos implementar um chatbot que permitirá atualizar automaticamente as informações de leads ou contatos já existentes no CRM.

Funcionamento:

1. Identificação do cliente:

▪           O chatbot solicitará dados-chave como número de telefone ou e-mail para verificar se o cliente já está registrado no CRM.

2. Busca no CRM:

▪           Será realizada uma consulta na base de dados do CRM para verificar se existe um lead ou contato com as informações fornecidas.

3. Atualização dos dados:

▪           Se o cliente já estiver registrado, o chatbot solicitará informações adicionais ou atualizadas (ex: nome, empresa, interesse em produtos ou serviços) e modificará o cadastro no CRM em tempo real.

4. Confirmação do cliente:

▪           O chatbot notificará o usuário de que suas informações foram atualizadas corretamente.

Benefícios:

✅ Automatização do processo de atualização de clientes.
✅ Redução de erros humanos no gerenciamento de dados.
✅ Otimização do tempo da equipe de vendas e suporte.
✅ Experiência mais fluida e rápida para os clientes.

Esse chatbot garantirá que as informações no CRM estejam sempre atualizadas, permitindo uma melhor personalização no atendimento ao cliente e uma gestão mais eficiente das oportunidades de negócio.

Criação do primeiro nó: boas-vindas e captura do nome

Neste primeiro nó, o chatbot dará as boas-vindas ao cliente e solicitará seu nome. Em seguida, será executada uma ação posterior para verificar se o cliente já está registrado no Zoho CRM.

Ação posterior - Buscar um registro no Zoho CRM

Após solicitar o nome, será executada uma ação posterior:

✅ Ação: "Buscar um registro no Zoho CRM"
✅ Objetivo: Verificar se o cliente já possui um registro no CRM.

1): Configuração do nome da API no Zoho CRM

Para completar a busca, precisamos obter o nome da API do módulo no Zoho CRM:

🔹 Vá para o ícone de engrenagem (⚙️) no canto superior direito.
🔹 Acesse o Centro de Desenvolvedores.
🔹 Selecione APIs e SDKs.
🔹 Consulte a seção Nomes de API e selecione o módulo correspondente (Leads, Contatos, etc.).

2): Selecionar o campo de busca

Para realizar a busca no Zoho CRM, é necessário selecionar o campo com o qual o cliente será identificado.

🔹 Opções disponíveis: Telefone, E-mail ou Palavra.
🔹 Neste caso, o campo selecionado será Telefone, pois é o dado que corresponde tanto ao Zoho CRM quanto ao WOZTELL.

Ao usar o número de telefone como critério de busca, garantimos uma identificação precisa do cliente, evitando registros duplicados e assegurando uma gestão correta das informações. 🚀

3): Valor a ser buscado

Nesta etapa, precisamos definir qual valor o chatbot usará para realizar a busca no Zoho CRM.

🔹 Valor a buscar: O número de telefone celular que temos salvo no WOZTELL.
🔹 Referência no WOZTELL: Este valor está salvo na variável {{externalId}}.

Portanto, ao executar a ação de busca no Zoho CRM, o número de telefone salvo em {{externalId}} no WOZTELL será utilizado para buscar o registro correspondente no CRM. Isso garante que a busca seja feita com os dados corretos e que o contato certo seja encontrado.

4) Se quiser armazenar a resposta nos dados temporários do usuário, digite aqui sua própria variável.

Caso deseje armazenar a resposta da busca nos dados temporários do usuário, é possível criar uma variável personalizada para salvar essa informação.

🔹 Variável personalizada: Por exemplo, lead_encontrado.

Essa variável armazenará o resultado da busca feita no Zoho CRM, e você poderá utilizá-la depois no fluxo do chatbot, por exemplo, para verificar se o cliente foi encontrado, atualizar seus dados ou executar alguma ação adicional.

 

  Segundo nó: Solicitar e-mail e salvar nome nos dados temporários

O cliente nos forneceu seu nome, então agora desejamos solicitar seu e-mail. No entanto, antes disso, queremos salvar o nome fornecido em nossos dados temporários.

Nome do segundo nó:

▪           Nó: Solicitar e-mail e salvar nome

Gatilho do nó:

▪           Tipo de gatilho: Qualquer texto
Isso significa que o nó será acionado por qualquer resposta do usuário (como o nome fornecido no primeiro nó).

Pré-ação - Salvar dados temporários:

▪           Ação: Salvar a informação fornecida pelo usuário nos dados temporários do seu arquivo dentro do WOZTELL.

●           Nome da variável onde os dados serão salvos:

▪           Variável: nome
Neste passo, damos um nome à variável que armazenará a informação fornecida pelo cliente. Neste caso, a variável será chamada de nome, que conterá o nome do cliente para uso posterior no fluxo do chatbot.

●           Selecionar a plataforma:

▪           Plataforma: WhatsApp
Devemos selecionar a plataforma pela qual receberemos a informação. Neste caso, como o chatbot estará ativo no WhatsApp, selecionamos WhatsApp como a plataforma de recepção.

 

Uma vez selecionada a plataforma, devemos escolher o tipo de evento que vamos receber. Neste caso, será um texto.

Configuração do terceiro nó: Solicitar e salvar e-mail

1. Gatilho do nó:

▪           Gatilho: E-mail
Nesta etapa, o nó será acionado quando o cliente fornecer seu e-mail. Isso é definido como o gatilho para continuar o fluxo da conversa.

2. Pré-ação - Salvar dados temporários:

▪           Ação: Salvar o e-mail fornecido pelo cliente nos dados temporários.

▪           Variável: email
A variável email armazenará o e-mail fornecido pelo cliente para uso posterior no fluxo do chatbot.

3. Configuração de resposta:
   Assim que o e-mail for salvo, o chatbot enviará uma resposta

4. Ação posterior:
   Após salvar o e-mail e enviar a resposta, configuramos uma ação posterior que será executada em seguida. A ação posterior pode ser qualquer ação a ser realizada após receber e armazenar o e-mail; neste caso, será atualizar o lead no CRM.

Atualizar um registro no Zoho CRM:

●           Módulo do CRM:

▪           Módulo do CRM: Devemos preencher o nome da API do módulo que vamos atualizar. Este deve ser o mesmo módulo que usamos anteriormente para realizar a busca.

▪           No nosso caso, o módulo que usamos é "Leads".

●           Clique em "Registro do CRM a ser atualizado":

▪           Ação: Selecione a opção + Registro do CRM a ser atualizado para indicar que vamos atualizar um registro no Zoho CRM.

●           ID do registro:

▪           ID do registro: A informação que o sistema obteve quando buscou o usuário no Zoho CRM no primeiro nó.

▪           O código para este campo é sempre: {{meta.zoho.crm.record.id}}. Esse identificador permitirá localizar o registro específico do cliente no Zoho CRM para atualizá-lo.

●           Campo da API do CRM:

▪           Campo da API do CRM: Precisamos preencher o nome da API do campo que desejamos atualizar no Zoho CRM.

▪           Por exemplo, no primeiro caso, estaremos atualizando o nome do cliente, então o nome da API deste campo no Zoho CRM é First_Name.

●           Valor do bot:

▪           Aqui devemos indicar ao sistema de onde ele deve obter o valor para atualizar o campo no Zoho CRM.

▪           Durante o fluxo do chatbot, salvamos os dados do usuário em dados temporários. O valor a ser utilizado na atualização do campo do Zoho CRM será o que foi salvo na variável correspondente.

▪           O código que devemos inserir para o nome é: {{botMeta.tempData.name}}.

▪           No próximo nó, quando atualizarmos o e-mail, o código será: {{botMeta.tempData.email}}.

O código é sempre o mesmo, apenas a última palavra é modificada:{{botMeta.tempData.name}}.

 

  Diferença entre buscar um registro no Zoho CRM V1 e V2  

Na versão V1, o processo consiste em buscar diretamente um lead ou contato no Zoho CRM. Se o registro for encontrado, seu ID é extraído e salvo nos dados temporários para uso posterior.

Por outro lado, a versão V2 oferece funcionalidades mais avançadas. Além de buscar o lead no Zoho CRM, ela permite tomar decisões com base no resultado da busca. Se o lead for encontrado, o usuário pode ser redirecionado para um fluxo específico dentro do chatbot. Se o lead não for encontrado, pode ser encaminhado para um fluxo diferente, otimizando assim a experiência do usuário.

Essa funcionalidade é especialmente útil para empresas que desejam verificar se um usuário já existe em sua base de dados. Se o usuário estiver registrado, pode ser direcionado diretamente para o menu principal. Se não estiver registrado, um fluxo de pré-qualificação pode ser ativado para coletar as informações necessárias.

 

Cenário 2: Criação de lead ou contato

Criação do primeiro nó: boas-vindas e captura do nome

Neste primeiro nó, o chatbot dará as boas-vindas ao cliente e pedirá seu nome.

Segundo nó: Solicitar e-mail e salvar nome nos dados temporários

O cliente nos forneceu seu nome, então agora queremos solicitar seu e-mail. No entanto, antes disso, queremos salvar o nome fornecido em nossos dados temporários.

▪           Nó: Solicitar e-mail e salvar nome

Gatilho do nó:

▪           Tipo de gatilho: Qualquer texto
Isso significa que o nó será ativado por qualquer resposta do usuário (como o nome fornecido no primeiro nó).

Pré-ação - Salvar dados temporários:

▪           Ação: Salvar a informação fornecida pelo usuário nos dados temporários do seu arquivo dentro do WOZTELL.

●           Nome da variável onde os dados serão salvos:

▪           Variável: nome
Neste passo, damos um nome à variável que armazenará a informação fornecida pelo cliente. Neste caso, a variável será chamada de nome, que conterá o nome do cliente para uso posterior no fluxo do chatbot.